Esta Orientação Técnica – OT tem o objetivo de instruir as Organizações Locais para a elaboração de um Plano de Trabalho Simplificado, ou forma de planejamento similar, para o desenvolvimento das atividades da Campanha. Esta OT é complementada pela OT Crie um Grupo de Trabalho do PlanMob em sua cidade.

 

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Por que elaborar um Plano de Trabalho?

Um Plano de Trabalho (PT), que também pode ser chamado de Plano de Ação (PA), tem a função de planejar as ações (atividades, intervenções, tarefas, prazos, etc.) necessárias para se alcançar os objetivos determinados, de acordo com o ambiente e os recursos disponíveis.

No caso da Campanha Bicicleta nos Planos, o objetivo geral já está definido: incluir a bicicleta na cidade através do Plano de Mobilidade – PlanMob. O Plano de Trabalho poderá contribuir para os membros da Organização Local (OL) identificarem as táticas a serem usadas para alcançar o objetivo.

Com o PT, a equipe que irá desenvolver a campanha (na Orientação Técnica “Crie um Grupo de Trabalho do PlanMob em sua cidade” sugerimos que a equipe se organize em forma de um Grupo de Trabalho, ou GT), atuará com menos risco de se desviar dos objetivos, de realizar atividades de pouca utilidade ou em um momento inadequado.

É claro, sempre surgirão necessidades fora do Plano de Trabalho, uma vez que a política nem sempre segue um trajeto retilíneo ou encadeado. Nesse contexto,o PT pode ser revisto e readequado, para que a nova atividade esteja conectada ao escopo anteriormente definido.

 

A quem se destina esta OT? E porque o Plano de Trabalho deve ser “Simplificado”?

Existem diversas metodologias para a elaboração de Plano de Trabalho, das quais se podem encontrar modelos e orientações gratuitas. Entendemos que as Organizações Locais (OLs) participantes da campanha que já possuem bastante experiência, largo tempo de vida, quantidade razoável de membros e boa experiência em execução de projetos, estas já fazem uso de metodologias e têm condições de utilizá-las.

Esta OT se destina, então, às OLs mais novas e/ou menos estruturadas e/ou com poucas pessoas participando e que, portanto, possuem menos condições de elaborar um Plano complexo, mas que não deveriam prescindir de um instrumento do tipo.

Assim, esta OT busca fornecer orientações para um planejamento que, embora simples, não deixa a OL atuar de forma errática.

 

Como elaborar um Plano de Trabalho?

Para elaborar um Plano de Trabalho Simplificado, é fundamental:

  • Montar e informar a equipe que realizará a atividade, podendo também participar outras pessoas que não farão parte do Grupo de Trabalho, para ampliar a visão e considerar outros setores da sua OL – leia a Orientação Técnica Crie um Grupo de Trabalho do PlanMob em sua cidade para conhecer mais sobre a montagem da equipe
  • Valorizar, por princípio, a participação democrática dos membros da OL – um planejamento elaborado por apenas uma pessoa tende a não ser compreendido e por despertar pouca engajamento coletivo
  • Ter bem claro e considerar a capacidade disponível: quantidade de pessoas, tempo de dedicação, dificuldades a serem enfrentadas externamente (poder público, opositores etc.), recursos financeiros necessários
  • Realizar suficiente quantidade de reuniões para o desenho final do Plano de Trabalho
  • Havendo disponibilidade, convidar pessoas experientes em planejamento para participar ou mesmo coordenar as reuniões de planejamento

Alguns itens são fundamentais para a completude do Plano:

  • Atividade (ou Ação): é a divisão em primeiro nível de tipos de atividade
  • Tarefa: a divisão em segundo nível, contendo o detalhamento da Atividade – que não precisa ser exaustivo, mas pelo menos deve prever as tarefas principais
  • Responsáveis: nominar a ou as pessoas que deverão coordenar e/ou executar cada Atividade ou Tarefa
  • Cronograma: data, prazo e/ou período em que a Atividade deve ser executada, bem com sua recorrência ou repetição
  • Metas: que tal estabelecer metas? Com isso, a equipe tem uma ideia mais clara do que considera ideal. Se as metas não forem atingidas, pode-se revê-las, ou avaliar porque não foram atingidas

 

Ferramentas para a elaboração do Plano de Trabalho

Existem, hoje, diversas ferramentas eletrônicas na internet, como o Trello, Asana ou Evernote para registrar e permitir o acompanhamento das atividades planejadas. Mas uma boa planilha eletrônica, principalmente se for online e colaborativa, como do Google Drive, já cumpre bem sua função.

Quem não quiser começar do zero, pode baixar a planilha “Modelo de Plano de Trabalho Simplificado”, que está em http://bit.ly/2ToQ9Ud. A partir daí, use e abuse da criatividade!

Também são importantes e muito úteis, para o ganho de produtividade, as ferramentas de estocagem de arquivos (documentos, fotografias etc.) na internet, como Google Drive ou o DropBox. O Google Drive permite ainda a confecção colaborativa e remota de documentos (um documento pode ser editado por todos os integrantes, de qualquer lugar onde haja internet).

 

Quais atividades precisam constar do Plano de Trabalho?

Como vimos, o objetivo geral da Campanha é inserir a bicicleta na mobilidade urbana local por meio do Plano de Mobilidade do município.  Ou seja, trata-se de uma atividade que está relacionada com Política Nacional de Mobilidade Urbana  (Lei 12.587/2012), a qual estipula que o planejamento da cidade deve ser orientado para garantir a prioridade de pedestres, ciclistas e transporte coletivo.

Muitas atividades podem ser realizadas para atingir este objetivo, mas algumas delas terão uma possibilidade muito menor de levar a esse desejado resultado: um passeio ciclístico ou uma aula de conserto de bicicletas, por exemplo, são atividades importantes, mas que não terão impacto sobre o PlanMob. Entretanto, tais atividades podem ser acrescentadas ao conjunto, visando inclusive a ludicidade e buscando atrair pessoas que, de outro modo, não se envolveriam

Assim, as atividades centrais e prioritárias devem estar ligadas à incidência política e à influência sobre a opinião pública e às organizações sociais, as quais podem ganhar força mediante a formação de conhecimento.

Outra questão fundamental é considerar que que cada Organização Local vai realizar sua campanha de acordo com a situação do PlanMob local, conforme a seguir:

  1. Cidades que não iniciaram o PlanMob: as atividades da campanha devem buscar que a prefeitura dê início ao processo de elaboração do PlanMob – clique aqui para ver as atividades recomendadas para este objetivo
  2. Cidades que estão elaborando seu PlanMob: as atividades da campanha devem buscar que o PlanMob seja bem elaborado – clique aqui para ver as atividades recomendadas para este objetivo
  3. Cidades que já possuem PlanMob: as atividades da campanha devem buscar a implementação do PlanMob – clique aqui para ver as atividades recomendadas para este objetivo

Na tabela abaixo segue um extrato simplificado demonstrando algumas atividades recomendadas de acordo com a situação do PlanMob local.

Algumas das atividades recomendadas serão motivo de Orientações Técnicas específicas da Campanha Bicicleta nos Planos, outras dispensam tal tratamento por serem comuns ou conhecidas das Organizações Locais.

Certamente algumas atividades estão fora do alcance de algumas Organizações, devido sua estrutura e capacidade humana – e isto é mais um motivo para se elaborar o Plano de Trabalho: para focar nas atividades que mais renderão resultados e que estejam dentro dos limites de atuação destas OLs.

 

Monitoramento do Plano de Trabalho

É importante o constante monitoramento do Plano de Trabalho: acompanhar o sequenciamento das atividades, verificar as atividades pendentes, buscar informações sobre o desenvolvimento das atividades com os respectivos responsáveis, reavaliar os prazos, rever as metas etc.

Ou seja, o Plano deve ser um instrumento vivo e dinâmico, um centro metodológico do Grupo de Trabalho. Neste monitoramento, podem ser usados Indicadores (que estão ligados às Metas) e Gatilhos, considerando medidas necessárias a tomar – correção de rumos – caso as atividades não estejam saindo conforme esperado.

 

Para saber mais

 

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